KI einsetzen, wo sie sich wirklich lohnt.

Nein. Unvollständige Daten, gewachsene Systeme und nicht durchgängig dokumentierte Prozesse sind im Mittelstand eher die Regel als die Ausnahme. Sie sind kein Grund, den Einstieg in KI grundsätzlich aufzuschieben. Sie müssen aber realistisch berücksichtigt werden.

Zu Beginn prüfe ich deshalb, welche Informationen für einen Anwendungsfall benötigt werden, wo diese heute liegen und wie zuverlässig sie verfügbar sind. Dabei betrachten wir nicht nur die Datenqualität, sondern auch Schnittstellen, Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und das vorhandene Prozesswissen Ihrer Mitarbeitenden.

So wird früh sichtbar, ob ein KI-Einsatz unmittelbar möglich ist oder zunächst überschaubare Vorarbeiten notwendig sind. Sie erhalten keine abstrakte Bewertung Ihrer „KI-Reife“, sondern eine konkrete Einschätzung der Voraussetzungen für die ausgewählten Anwendungsfälle. Dadurch vermeiden Sie Investitionen in Lösungen, die in einer Präsentation funktionieren, sich aber nicht verlässlich in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen.

Der Anwendungsfall sollte relevant genug sein, um einen echten betrieblichen Nutzen zu zeigen – aber klar genug begrenzt, damit Aufwand, Risiken und Ergebnisse kontrollierbar bleiben. Der spektakulärste Anwendungsfall ist deshalb nicht automatisch der beste Einstieg.

Mögliche KI-Anwendungen werden anhand nachvollziehbarer Kriterien bewertet: erwarteter Geschäftsnutzen, Häufigkeit des Prozesses, erreichbare Zeit- oder Qualitätsverbesserung, Datenverfügbarkeit, technischer Aufwand, Risiken und Akzeptanz im Team. Ebenso betrachten wir, ob sich eine Lösung später auf weitere Bereiche übertragen lässt.

Auf dieser Grundlage entsteht eine klare Reihenfolge statt eines unkoordinierten Nebeneinanders einzelner KI-Tools. Für den ausgewählten KI-Einsatz werden Ziel, Verantwortlichkeiten, benötigte Daten, Testumfang und Erfolgskriterien schriftlich festgehalten. So dient das Projekt nicht nur als technischer Versuch, sondern als belastbare Vorbereitung einer unternehmerischen Investitionsentscheidung.

Bevor ein KI-gestützter Prozess umgesetzt wird, muss geklärt sein, woran sein Erfolg gemessen wird. Ohne Ausgangswerte und verbindliche Zielgrößen bleibt am Ende häufig nur der subjektive Eindruck, dass eine Lösung „ganz gut funktioniert“.

Je nach Anwendungsfall betrachten wir beispielsweise Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, Fehler- oder Nacharbeitsquoten, Ergebnisqualität, zusätzliche vertriebliche Kapazität, Reaktionszeiten oder die Akzeptanz bei den Anwendern. Diesen Verbesserungen werden die tatsächlichen Aufwände für Software, Integration, Schulung, Betreuung und Qualitätssicherung gegenübergestellt.

Nach dem definierten Testzeitraum erhalten Sie eine dokumentierte Auswertung und eine klare Handlungsempfehlung: weiterführen, anpassen, skalieren oder beenden. Ich verspreche dabei keine pauschalen Einsparungen. Mein Anspruch ist eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage, mit der Ihre Geschäftsführung Nutzen, Kosten und Risiken realistisch gegeneinander abwägen kann.

KI-Projekte scheitern selten allein an der Technik. Häufiger fehlen ein gemeinsames Zielbild, klare Verantwortlichkeiten und das Vertrauen der Menschen, die später mit der Lösung arbeiten sollen. Manche Mitarbeitende sorgen sich um ihren Arbeitsplatz, andere experimentieren bereits mit nicht freigegebenen Werkzeugen. Beide Situationen müssen ernst genommen werden.

Deshalb werden relevante Fachbereiche frühzeitig einbezogen. Ihre Mitarbeitenden kennen die tatsächlichen Abläufe, Ausnahmen und Qualitätsanforderungen und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Auswahl und Gestaltung geeigneter Anwendungsfälle.

Parallel entstehen praktikable Leitplanken für Datenschutz, Informationssicherheit, Zugriffsrechte, menschliche Qualitätskontrolle und den Umgang mit fehlerhaften KI-Ergebnissen. Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit und gegebenenfalls der Betriebsrat werden dort eingebunden, wo es erforderlich ist. So entsteht kein isoliertes Technikprojekt, sondern eine tragfähige Arbeitsweise, die Ihr Team versteht, akzeptiert und zunehmend selbstständig weiterentwickeln kann.

Das hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen steht und wie weit die Begleitung reichen soll – von einer kompakten Potenzialanalyse bis zur Begleitung eines Piloten in den Regelbetrieb. Das 30-minütige Erstgespräch ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein konkretes Angebot mit klar abgegrenztem Umfang, Zeitrahmen und Festpreis.

Der interne Aufwand bleibt bewusst überschaubar: In der Regel genügen wenige Gesprächstermine mit Geschäftsführung und den Verantwortlichen der betroffenen Prozesse sowie der Zugang zu den relevanten Informationen. Den Rest übernehme ich.

Ja – gerade dann. Der größte Hebel liegt am Anfang: in der Entscheidung, welche Anwendungsfälle überhaupt verfolgt werden und welche nicht. Wer hier strukturiert startet, vermeidet Insellösungen und Investitionen, die sich später nicht rechnen.

Die ersten beiden Phasen – Potenziale erkennen und Priorisieren – setzen kein Vorwissen und keine vorhandenen KI-Anwendungen voraus. Sie brauchen nur Klarheit über Ihre Prozesse und die Bereitschaft, Aufwand und Nutzen ehrlich zu bewerten.